Zásady zpracování osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Správce je možné kontaktovat na e-mailu info@futurebooks.cz.

Pokud bude u některé části služby výslovně uvedeno, že osobní údaje zpracovává Univerzita Karlova, Matematicko-fyzikální fakulta nebo jiný subjekt jako samostatný nebo společný správce, použijí se pro takové zpracování informace uvedené u příslušné služby nebo formuláře.

Pokud škola, firma nebo jiná instituce zakoupí multilicenci a v administračním rozhraní přiřazuje licence žákům, studentům, učitelům, zaměstnancům nebo jiným koncovým uživatelům, zadává za tímto účelem jejich e-mailové adresy.

Není-li písemně dohodnuto jinak, instituce odpovídá za rozhodnutí, komu licenci přiřadí, za správnost zadaných e-mailových adres a za to, že má pro předání těchto údajů správci odpovídající právní důvod. Správce zpracovává zadané údaje za účelem provozu platformy, doručení pozvánky nebo informace o licenci, aktivace licence, správy přístupu a ochrany právních nároků.

Pokud instituce požaduje, aby správce zpracovával osobní údaje výhradně jejím jménem a podle jejích pokynů nad rámec běžné správy licence a provozu platformy, musí být tato role upravena samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů nebo jiným písemným ujednáním.

Zpracováváme pouze osobní údaje nezbytné pro níže uvedené účely, zejména:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, případně název organizace, IČO a DIČ,
• kontaktní údaje: e-mail, telefon, fakturační adresa,
• údaje o účtu: přihlašovací identifikátor, stav účtu, nastavení účtu, historie přihlášení v nezbytném rozsahu,
• údaje o instituci a administrátorovi: název školy, firmy nebo jiné instituce, identifikační a fakturační údaje, kontaktní osoba, role administrátora a jeho oprávnění,
• údaje o objednávkách a licencích: objednané e-knihy, cena, datum objednávky, stav platby, daňové doklady, rozsah a doba zpřístupnění digitálního obsahu, počet zakoupených a přiřazených licencí, platnost licence,
• údaje o přiřazení multilicencí: e-mailová adresa koncového uživatele, přiřazená e-kniha nebo balík, datum přiřazení, datum aktivace, stav licence a případně role koncového uživatele, například čtenář, nebo správce multilicence,
• údaje o komunikaci: obsah zpráv zaslaných e-mailem nebo zákaznické podpoře,
• údaje potřebné pro technickou podporu a řešení vad: popis problému, dotčená e-kniha nebo licence, zařízení, operační systém, prohlížeč a jeho verze, přibližný čas výskytu problému, snímky obrazovky, chybová hlášení a další údaje, které uživatel poskytne pro diagnostiku problému,
• technické údaje: IP adresa, typ zařízení, prohlížeč, operační systém, čas přístupu, bezpečnostní a provozní logy, identifikátory cookies a obdobných technologií,
• údaje o marketingových souhlasech: e-mail, datum a způsob udělení nebo odvolání souhlasu, evidence odhlášení.

Platební údaje, například údaje z platební karty, zpracovává v nezbytném rozsahu příslušný poskytovatel platební brány. Správce zpravidla nezpracovává úplné údaje platební karty.

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatelům hostingu, cloudových služeb, CDN, technické infrastruktury a správy webu,
• poskytovatelům platebních služeb a platebních bran,
• poskytovatelům účetních, daňových, právních a auditorských služeb,
• poskytovatelům e-mailových, newsletterových a zákaznických nástrojů,
• poskytovatelům analytických, bezpečnostních a antispamových služeb,
• instituci nebo jejímu administrátorovi, který multilicenci zakoupil a spravuje, a to v rozsahu údajů potřebných pro správu zakoupených licencí,
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžadují právní předpisy.

Zpracovatelé zpracovávají osobní údaje pouze na základě smlouvy se správcem a podle jeho pokynů, ledaže vystupují jako samostatní správci podle právních předpisů nebo vlastních podmínek.

Osobní údaje primárně zpracováváme v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru. Pokud by u některých služeb docházelo k předání osobních údajů mimo EU/EHP, bude takové předání probíhat pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel:

• údaje uživatelského účtu po dobu trvání účtu a následně po přiměřenou dobu nutnou pro ochranu právních nároků,
• údaje o objednávkách, platbách a daňových dokladech po dobu vyžadovanou účetními a daňovými předpisy, zpravidla 10 let,
• údaje o přiřazení licencí a užívání multilicence po dobu platnosti příslušné licence, zpravidla 5 let od přiřazení koncovému uživateli, a následně po dobu nutnou pro ochranu právních nároků,
• údaje potřebné k prokazování smluvních nároků po dobu trvání služby a následně po dobu příslušných promlčecích lhůt,
• komunikaci se zákaznickou podporou a technické podklady k řešení vady po dobu vyřízení požadavku a následně po přiměřenou dobu pro ochranu právních nároků,
• bezpečnostní a provozní logy po dobu nezbytnou pro bezpečnost a správu webu, obvykle nejdéle 12 měsíců, pokud konkrétní incident nevyžaduje delší uchování,
• údaje pro newsletter do odvolání souhlasu nebo odhlášení, a následně v omezeném rozsahu pro prokázání souhlasu nebo odhlášení,
• cookies podle jejich typu a nastavení uvedeného v cookie liště nebo zásadách cookies.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek GDPR zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní nebo obdobně významné účinky.

Souhlas můžete odvolat kdykoliv, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu info@futurebooks.cz. Správce může požádat o přiměřené ověření totožnosti, pokud má důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele.

Pokud se domníváte, že při zpracování osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Poskytnutí údajů potřebných pro registraci, objednávku, platbu, zpřístupnění e-knihy, správu multilicence, přiřazení licence koncovému uživateli, fakturaci a řešení reklamací je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy nebo splnění zákonných povinností. Bez těchto údajů nelze příslušnou službu poskytnout.

Poskytnutí údajů pro newsletter, volitelné cookies nebo marketing je dobrovolné.

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky. Pokud by se tento postup v budoucnu změnil, bude o tom uživatel předem informován.

Správce přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zveřejněním. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

Tento dokument může být aktualizován zejména při změně právních předpisů, technického nastavení webu, používaných služeb nebo rozsahu zpracování. Aktuální znění je vždy dostupné na webu.